Mag je een zieke medewerker belastingvrij een attentie sturen?

Het korte antwoord

Ja, en makkelijker dan je denkt. Houd je de attentie onder de 25 euro inclusief btw (de verzending telt niet mee als die apart op de factuur staat), dan is het geen loon en heb je er helemaal niks van de werkkostenregeling (WKR) mee te maken. Geen registratie, geen vrije ruimte, geen gedoe.

Je koopt gewoon in en verstuurt. De medewerker betaalt er geen belasting over, en jij hoeft niets bij te houden. Pas boven die 25 euro kom je in de werkkostenregeling terecht, en dat leggen we verderop uit.

De kleinegeschenkenregeling: tot 25 euro geen loon

De Belastingdienst kent een uitzondering voor de persoonlijke attentie. De gedachte is menselijk: als jij een gebaar maakt dat een goede kennis in dezelfde situatie ook zou maken, is dat geen beloning voor werk en dus geen loon.

Er gelden drie voorwaarden. Ten eerste is het een persoonlijk gebaar dat past bij de situatie, en ziekte valt daar duidelijk onder. Ten tweede is het geen geld of cadeaubon. Ten derde is de factuurwaarde maximaal 25 euro inclusief btw. Blijf je binnen die grenzen, dan valt de attentie volledig buiten de loonheffing. Een soepattentie bij ziekte past hier precies in.

Telt de verzending mee in die 25 euro?

Nee, mits de bezorgkosten als aparte regel op de factuur staan. De grens van 25 euro gaat over de waarde van de attentie zelf. Dat is goed nieuws. Stel, je stuurt een pakket soep van rond de 22 euro inclusief btw: met de verzending als aparte regel op de factuur blijft de attentie netjes onder de grens van 25 euro.

Zorg dus dat de zakelijke factuur soep en verzending op aparte regels zet. Dan houd je de attentie belastingvrij, ook met bezorging erbij.

Boven de 25 euro: dan pas de werkkostenregeling

Geef je iets duurders, of kwalificeert het niet als persoonlijk gebaar? Dan komt het in de werkkostenregeling. De WKR is de regeling waarmee je als werkgever onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel mag geven, tot een jaarlijks maximum dat de vrije ruimte heet. In 2026 is die vrije ruimte 2,00 procent over de eerste 400.000 euro fiscale loonsom, en 1,18 procent over het meerdere. Blijf je binnen de vrije ruimte, dan betaal je geen belasting; kom je erboven, dan volgt eindheffing over het meerdere.

En vaak over het hoofd gezien: het is een pot over je hele loonsom, geen bedrag per medewerker. En die pot is zelden leeg. Er gaan meestal al andere dingen in, zoals een kerstpakket of ander kerstgeschenk, een personeelsuitje, een gesubsidieerde lunch of een vaste onkostenvergoeding. Reken dus niet met de volle ruimte.

Ter context, dit is de totale vrije ruimte bij een aantal loonsommen:

Nogmaals: een attentie tot 25 euro raakt deze ruimte helemaal niet. Je hebt de vrije ruimte alleen nodig zodra je erboven gaat zitten.

Is de btw aftrekbaar?

Meestal wel. Voor giften en personeelsverstrekkingen geldt een grens van 227 euro exclusief btw per ontvanger per jaar (het BUA). Blijf je daaronder, dan mag je de btw aftrekken. Soep is een product met 9 procent btw, geen horeca-consumptie, dus de uitsluiting voor eten en drinken in een horecagelegenheid geldt hier niet.

Een soepattentie van 25 euro zit ruim onder de 227 euro. Kom je met alles samen voor een persoon in een jaar wel boven de 227 euro uit, dan is het alles of niets: dan corrigeer je de afgetrokken btw voor die persoon volledig.

Zijn de kosten aftrekbaar van de winst?

Grotendeels, maar niet altijd 100 procent. Een attentie in de vorm van voedsel valt onder de beperkt aftrekbare, oftewel gemengde, kosten. Je hebt twee methodes en kiest per jaar de gunstigste.

De eerste is de drempelmethode: de eerste 5.700 euro aan gemengde kosten is niet aftrekbaar, alles daarboven wel. Let op, die drempel werkt dus omgekeerd aan wat je zou denken: met een klein attentiebudget zit je eronder en levert deze route niets op. De tweede is de percentagemethode: je trekt gewoon 80 procent af (inkomstenbelasting) of 73,5 procent (vennootschapsbelasting), zonder drempel.

Voor een bescheiden attentiebudget kies je dus de percentagemethode. Stuur je voor 500 euro aan soepattenties per jaar, dan is daarvan 400 euro aftrekbaar (80 procent). De drempelmethode wordt pas gunstiger boven zo'n 28.500 euro aan gemengde kosten, en zo veel geeft niemand uit aan attenties. De boekhouder regelt dit routinematig in de aangifte, het is geen extra werk voor jou.

De drie grenzen op een rij

Er zijn drie bedragen die vaak door elkaar lopen. Even uit elkaar getrokken:

De grens van 25 euro geldt per attentie en gaat over de loonheffing. De 227 euro geldt per persoon per jaar en bepaalt of je de btw mag aftrekken. En de 5.700 euro, oftewel de 80-procent-regeling, gaat over al je gemengde kosten in een jaar samen en bepaalt de aftrek van de winst. Drie verschillende regels, met drie verschillende reikwijdtes.

Belastingvrij betekent hier: geen loonheffing en geen WKR-registratie. Het betekent niet automatisch dat het volledig aftrekbaar is van de winst, dat zijn twee verschillende dingen.

Mag je in een zieke medewerker investeren? De training-gedachte

Soms leeft de vraag anders: mag ik als werkgever wel iets doen voor iemand die ziek thuiszit? De geruststelling: investeren in het welzijn en herstel van je mensen mag, en de fiscus staat dat op meerdere plekken toe. Voor scholing en training bestaat zelfs een gerichte vrijstelling, dus daarin mag je belastingvrij investeren.

Voor een attentie hoef je die route fiscaal niet eens op te zoeken. Een gebaar van aandacht is via de persoonlijke attentie al netjes geregeld. Wil je weten waarom oprechte aandacht bij verzuim de moeite waard is? Lees dan onze verzuimgids.

Let op: soep is geen belastingvrije arbovoorziening

Een misverstand willen we eerlijk rechtzetten. Je zou kunnen denken dat gezonde voeding voor een medewerker een belastingvrije arbovoorziening is. Dat klopt niet, en het is belangrijk je daar niet op te baseren.

De Belastingdienst neemt sinds 2022 het standpunt in dat een gezonde maaltijd niet onder de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen valt. De Hoge Raad oordeelde voor 2017 en 2018 nog anders, maar een wetswijziging heeft dat voor nu grotendeels achterhaald. De nette route voor een attentie is de kleinegeschenkenregeling, niet de arbo-route.

Wat een verzuimdag kost

Puur als context, want het maakt de afweging makkelijk: een verzuimdag kost in Nederland gemiddeld 250 tot 400 euro aan loon, vervanging en productiviteitsverlies, bij een gemiddelde verzuimduur van rond de 8,2 werkdagen. Tegen die achtergrond is een attentie van hooguit 25 euro een kleine geste. De volledige onderbouwing staat in onze verzuimgids.

Wat verandert er in 2027?

Voor de vrije ruimte staat er iets op stapel, en we vertellen er eerlijk bij hoe zeker het is. In de wet is eind 2024 al vastgelegd dat de eerste schijf van de vrije ruimte per 1 januari 2027 stijgt van 2,00 naar 2,16 procent. Tegelijk ligt er een advies om die eerste schijf juist helemaal af te schaffen.

Of het kabinet dat overneemt, wordt pas duidelijk op Prinsjesdag 2026, dinsdag 15 september 2026, als het Belastingplan 2027 wordt gepresenteerd. Kortom: 2,16 procent is nu de wet voor 2027, maar het staat nog niet definitief vast. De kleinegeschenkenregeling voor de attentie tot 25 euro raakt dit sowieso niet, die staat los van de vrije ruimte.

Even over de cijfers

We hebben deze gids naar ons beste weten geschreven en de bedragen laten nakijken door onze eigen accountant. Toch blijft belasting altijd een beetje maatwerk, en soms pakt het voor jouw situatie zelfs gunstiger uit dan hier staat. Twijfel je, of wil je het zeker weten? Leg het dan even voor aan je eigen accountant of administratiekantoor.